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| Publié le 27 avril 2016 | Dernière mise à jour le 27 juin 2016
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Cet article vous présente étape par étape le parcours d’un dossier FSE, de la consultation de l’appel à projets jusqu’au paiement de la subvention.

Étape 1 : Répondre à un appel à projets en cours

Sur le fondement du Programme Opérationnel National FSE, la Direccte rédige des appels à projets dans lesquels sont précisés les types d’actions à mener, les structures éligibles au financement ou encore les publics à cibler. Ces appels à projets sont publiés dans la rubrique « Trouver un appel à projets ».

Si vous avez une idée de projet, ce document vous permettra de la formaliser et surtout de la mettre en adéquation avec la stratégie européenne avant de déposer votre dossier de demande de subvention dans les délais impartis.

Au cours de cette phase, vous bénéficierez de l’accompagnement du service FSE.

Étape 2 : Saisir votre demande en ligne sur ma-demarche-fse

Deux conditions d’éligibilité sont requises pour prétendre au financement européen :

1. Porter une action répondant aux exigences de l’appel à projets :

Une initiative, aussi intéressante soit-elle, ne suffit pas à garantir l’obtention d’un financement au titre du FSE. Pour élaborer un (bon) projet FSE, ce dernier doit :

-  Ne pas s’assimiler au fonctionnement global de votre structure mais à une véritable action se démarquant de vos activités habituelles.
-  Répondre aux critères d’éligibilité de l’appel à projets

Votre dossier doit respecter la forme requise : descriptif de votre structure et de l’action proposée, plan de financement et indicateurs de suivi.

2. Trouver des co-financeurs et disposer d’une trésorerie compatible avec le développement de votre projet

Trouver des co-financeurs : la subvention FSE est une aide additionnelle visant à financer, aux côtés d’autres ressources, votre action, généralement dans la limite de 50% de son coût total. Comme les autres fonds structurels, le FSE n’intervient jamais seul pour soutenir une initiative.

Disposer d’une trésorerie compatible avec le développement de votre opération : contrairement à la plupart des autres subventions, le solde n’est versé qu’après la réalisation de l’opération et son contrôle afin de rembourser les dépenses acquittées. Cependant, une avance est généralement accordée peu après le début de l’opération.

Étape 3 : Passer une convention avec la Direccte

Une fois le dossier parachevé, le service FSE étudie la demande de subvention pour émettre un avis sur l’opportunité de le financer. A l’appui de l’analyse du service, un comité présidé par l’Etat et la Région décide ensuite de la programmation définitive du projet.

Si tel est le cas, vous signerez une convention composée :

-  du contrat à proprement parler comportant principalement les conditions générales applicables à tous les dossiers,
-  d’une annexe décrivant précisément l’action financée et ses objectifs chiffrés ainsi que le plan de financement acté. Ce document vise à contractualiser vos engagements. Il permettra par ailleurs, une fois l’action achevée, de mesurer les écarts entre vos réalisations et vos prévisions.

A ce stade, vous passez du statut de candidat à celui de bénéficiaire.

Étape 4 : Réaliser l’opération, son suivi et son bilan

Mode projet oblige, la réussite de cette étape et de la suivante dépend de votre capacité à isoler l’opération cofinancée par le FSE du reste de l’activité de votre structure. Au cours de la réalisation de l’opération, vous devez d’ores et déjà vous en préoccuper.

Cela implique de collecter tout au long du projet les documents comptables et extra-comptables se rapportant au projet subventionné (liste des participants de l’opération, factures, bulletins de paie des salariés affectés à l’opération, …).

Toutefois, soucieuse de simplifier les démarches des porteurs de projet, la Commission européenne a instauré pour 2014-2020 de nombreux allégements, réduisant significativement le nombre de pièces à communiquer.

Plus la gestion de l’opération lors de sa réalisation aura été efficace, plus la production du bilan sera chose aisée. Ce dernier reprend pour l’essentiel le même format que la partie financière du dossier de demande. Il permet de comparer dépenses conventionnées et réellement encourues. Sur le plan qualitatif, le bilan retrace également le nombre de participants accompagnés in fine.

Ce document est assorti de pièces visant à justifier les déclarations qu’il contient. Pour une dépense déclarée non forfaitisée, il s’agit par exemple de fournir la facture correspondante, un relevé bancaire ou une attestation du CAC prouvant qu’elle a bien été acquittée. Ces pièces permettront également d’indiquer en quoi la dépense était nécessaire à la réalisation de l’opération.

Le bilan devra être renseigné depuis le site internet ma-démarche-fse.

Étape 5 : Soumettre le bilan à une évaluation et être remboursé

L’évaluation consiste à vérifier la réalité des déclarations du bilan d’exécution à partir des pièces justificatives susmentionnées.

En cas d’anomalie, la participation FSE peut être revue à la baisse, notamment en raison :

-  du caractère contractuel de votre accord avec l’autorité de gestion (cf. étape 3) : la convention FSE constitue effectivement un acte créateur de droits eux-mêmes conditionnés par le respect de vos engagements. C’est donc logiquement que la subvention est minorée si ces derniers n’ont pas été respectés.
-  du principe de co-financement (étape 1) : la subvention FSE est subsidiaire. Dès lors, si le projet a nécessité moins de dépenses que prévu ou encore que ces dernières sont injustifiées, le montant des autres ressources mobilisées restera inchangé tandis que la subvention européenne fera office de variable d’ajustement destinée à équilibrer le bilan de l’opération.

Cependant, après qu’elles vous aient été communiquées, les conclusions du contrôle peuvent être contestées. Vous aurez alors l’opportunité de justifier les déclarations de votre bilan en fournissant, par exemple, des pièces manquantes avant que le montant de la participation FSE ne soit définitivement arrêté.

Le règlement du solde de la subvention intervient à l’issue de cette opération de contrôle.

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