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Le bilan pédagogique et financier

| Publié le 28 mai 2015
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En application combinée des dispositions des articles L. 6352-11 et R. 6352-23 du code du travail, les organismes dispensateurs de formation adressent chaque année au préfet de région (DIRECCTE), avant le 30 avril, un bilan pédagogique et financier de leur activité comportant les indications prévues à l’article R. 6352-22.

- Attention la caducité de la déclaration d’activité est prononcée en application de l’article L6351-6 du code du travail lorsque le BPF prévu à l’article L 6352-11 :

  • ne fait apparaitre aucune activité de formation
  • ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à l’autorité administrative (Direccte) avant le 30 avril

Dans ce cas, l’organisme est radié et ne peut plus se prévaloir de son numéro d’enregistrement.
article L.6351-6 du code du travail

Qui doit remplir le Bilan Pédagogique et financier ?

Toute personne physique ou morale (de droit public ou de droit privé), réalisant, à titre principal ou accessoire, des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue doit adresser chaque année un bilan pédagogique et financier.

Réf : article L.6352-11 du code du travail

- Q’est-ce que c’est ?

  • un outil de contrôle administratif et financier de l’activité d’un dispensateur de formation professionnelle continue
  • un outil d’analyse du marché français de la formation professionnelle continue exploité par la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques (Dares).
  • Suite à la réforme de 2009, les informations contenues dans le bilan pédagogique et financier sont utilisées pour alimenter la liste rendue publique des organismes de formation en ligne sur le site internet  : www.listeof.travail.gouv.fr

Le B.P.F. retrace l’activité de formation de l’année et notamment :

  • le nombre de stagiaires accueillis, les nombres d’heures de formation et d’heures -stagiaires correspondants, la nature, le niveau des formations et les spécialités de formation,
  • la répartition des fonds reçus selon leur origine,
  • les charges de l’organisme au titre de la formation professionnelle continue.

article R.6352-22 du code du travail

Quelle période de référence retenir ?

L’organisme de formation doit se référer au dernier exercice comptable clos. Il doit être indiqué en haut de l’imprimé en pages 2 et 4 dans la rubrique : « Exercice comptable du…./…. au…./…. ».

Cet exercice comptable, calqué sur celui de l’exercice fiscal, n’est pas forcément celui de l’année civile.

Description et contenu du document

Le bilan pédagogique et financier retrace l’activité de l’ensemble
des établissements de formation relevant de la même entité juridique.

établi CHAQUE ANNEE  :

Il se compose de trois parties sur quatre pages :

Partie n° 1 - Les informations générales relatives au prestataire de formation

- Page 1 - Cette partie permet à l’administration de tenir à jour les informations relatives au prestataire de formation s’agissant : de son identité, son dirigeant, des principales caractéristiques deson activité, des personnes intervenant pour son compte.

  • Cadre C « Caractéristiques de l’organisme » : pour la détermination de la part du chiffre d’affaires,il convient de ne pas utiliser de décimales.
  • Cadre D « Personnes dispensant des heures de formation » : permet la prise en compte de l’ensemble des formateurs en distinguant :

_ - les formateurs internes ou propres au prestataire ;

_ - des formateurs qui interviennent comme sous-traitant du prestataire.

De plus, pour le décompte des heures de formation dispensées par le(s) formateurs (s), arrondir au nombre entier le plus proche.

Partie n° 2 - Le bilan financier du prestataire de formation

Page 2 - Les produits au titre de l’activité de formation professionnelle continue.

Page 3 - Les charges au titre de l’activité de formation professionnelle continue.

Cette partie permet à l’administration d’avoir une « photographie » comptable de l’activité de formation professionnelle continue du prestataire de formation. Elle permet d’identifier les principaux clients et postes de dépenses du prestataire au titre de son dernier exercice comptable clos.

La notice apporte plusieurs précisions :

  • les montants seront arrondis à l’euro le plus proche dans cette partie.
  • Les montants inférieurs à 0,50 euro sont négligés et ceux supérieurs ou égaux à 0,50 euro sont comptés pour 1 ;
  • Cadre A3, sont comptabilisées ici les contributions des stagiaires à une formation financée sur fonds publics ou sur les fonds des employeurs ;
  • Cadre A6, la ligne « c » concerne les redevances liées aux oeuvres pédagogiques déposées, et la ligne f concerne les autres produits rattachables à l’activité de prestataire de formation professionnelle tels que les frais de restauration, d’hébergement, et de transport qui ont fait l’objet d’une facturation.

Partie n° 3 - Le bilan pédagogique du prestataire de formation au titre de l’activité de formation professionnelle continue

Page 4 - Cette partie permet à l’administration d’avoir une « photographie » de l’activité de formation professionnelle continue en distinguant au titre de son dernier exercice comptable clos : le
type et les spécialités de prestations de formation réalisées, le volume correspondant, les différents publics accueillis et, le cas échéant, le volume sous-traité.

A noter  :

  • Les cases « Total » des cadres A, B, C et D doivent indiquer le même nombre de stagiaires et le même nombre d’heures-stagiaires.
  • Cadre A de la page 4 : ne doivent pas être comptabilisés dans ce cadre les stagiaires dont la formation a été confiée à un autre organisme de formation.
  • Cadre B de la page 4 : tous les stagiaires doivent être comptabilisés dans le cadre B y compris les stagiaires dont la formation a été confiée à un autre organisme (à l’inverse des cadres A, C et D).
  • Cadre C : les formations visant une certification enregistrée au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) sont les actions dont les certifications sont reconnues officiellement par la Commission nationale de certificationp professionnelle (CNCP). Ces certifications relèvent de niveaux rappelés en annexe I, page 4 de la notice du BPF .

Pour ces seules actions, faire la répartition entre les niveaux des certifications.

  • Les formations qui ne visent pas ces certifications sont comptabilisées dans la ligne « Autres formations professionnelles continues ».

Que faut-il déclarer au titre du BPF ?

Le bilan pédagogique et financier concerne uniquement l’activité de formation professionnelle continue .

À ce titre, il convient de déclarer, au regard du dernier exercice comptable clos :

  • les produits et les charges, rentrés en comptabilité au prorata de l’avancement, exclusivement rattachables à l’activité ;
  • les actions de formation, de bilan de compétences ou de validation des acquis de l’expérience et autres prestations d’orientation et d’accompagnement entrant dans le champ de la formation professionnelle continue réalisées ou débutées au prorata de leur avancement.

attention
C’est la date de réalisation de la prestation qui entraîne le rattachement à l’exercice comptable. Il faut donc retenir le principe d’engagement et non celui de l’encaissement ou du paiement.

Les montants indiqués dans le bilan pédagogique et financier doivent être :

  • hors taxes (HT) pour les dispensateurs de formation assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée(TVA) ;
  • toutes taxes comprises (TTC) pour les dispensateurs qui ne sont pas assujettis

Les documents nécessaires pour remplir le BPF

- Pour remplir le bilan pédagogique et financier, il convient de se munir  :

  • des conventions de formation (ou bons de commande ou factures valant conventions), des contratsde formation professionnelle, des contrats de prestation de services et de sous-traitance ;
  • des feuilles d’émargement et attestations de présence des stagiaires ;
  • des factures envoyées aux clients et celles reçues des fournisseurs ;
  • des bulletins de paie (des formateurs, des intervenants au titre des prestations d’orientation, d’évaluation ou d’accompagnement et du personnel dédié à l’activité de formation professionnelle continue) ;
  • du bilan, du compte de résultat et de l’annexe du dernier exercice clos.

- Dans l’hypothèse d’un contrôle , l’ensemble de ces documents doit être
conservé par le dispensateur de formation pendant le délai prévu par les textes s’y rapportant.
Et dans l’intérêt de la structure sur une période de 10 ans.

- Prévoir des outils de pilotage des actions intégrant les contraintes du BPF

Afin de préparer au mieux la réalisation du bilan pédagogique et financier, l’organisme doit prévoir, en débutd’exercice comptable, différents outils de suivi des prestations de formation professionnelle continue (logiciels,
documents Excel…).

Ces outils doivent permettre d’extraire, en adéquation avec les règles légales et réglementaires prévues par le Code du travail, les informations liées :

  • à la gestion des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue et les prestations annexes (actions de formation, actions de bilan de compétences, actions de validation des acquis de l’expérience…prestations d’hébergement, de nourriture et de transport directement liées aux actions) ;
  • à la gestion commerciale des prestations et la facturation de celles-ci ;
  • à la comptabilité de l’activité de formation professionnelle continue (en cas d’activités multiples) ;
  • à la gestion du personnel (personnel prestataire d’actions et autre personnel affecté à l’activité de formation professionnelle continue).

- Il convient d’identifier dans le bilan financier, l’ensemble des produits et charges, attachés à la réalisation par le prestataire de formation d’actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue au cours du dernier exercice comptable clos.

- Les éléments retranscrits dans l’imprimé du bilan pédagogique et financier doivent être conformes à la comptabilité du prestataire de formation. Les informations extraites de la comptabilité doivent être fidèles aux différents documents comptables détenus par le prestataire.

- Le seul correctif possible de ces informations réside dans le tri entre :

  • les actions réalisées ou non ;
  • les produits et charges relevant ou non de l’activité de formation professionnelle continue.

Quels documents doivent accompagner le BPF ?

- Pour les prestataires de droit privé dont la formation est la seule activité, ayant un total de produits supérieur à 15 244,90 euros hors taxes au titre de la formation professionnelle continue, l’imprimé du bilan pédagogique et financier est accompagné du bilan, du compte de résultat et de l’annexe du dernier
exercice clos.

- Lorsque l’organisme a plusieurs activités, à savoir, activité de formation professionnelle continue et autres activités de production de biens et de services, il convient de remettre le compte de résultat spécifique à l’activité de formation professionnelle continue.

À qui, quand et comment envoyer le BPF ?

- Le bilan pédagogique et financier doit être renseigné, signé et adressé avant le 30 avril de l’année qui suit le dernier exercice clos à la Direccte dont dépend l’organisme.
( article R.6352-23 du code du travail )

Une copie de l’imprimé est conservée par le dispensateur de formation

- Possibilité de télédéclaration sur le site internet Portail officiel de la Télédéclaration de la déclaration d’activité et du Bilan pédagogique et financier

- Mais 2 étapes sont à respecter :

  • première étape : renseigner et valider en ligne le formulaire ;
  • seconde étape : envoyer, à la Direccte, le formulaire papier imprimé avec les documents exigés traditionnellement.

Les sanctions  :

- Une sanction pénale  : Le défaut de production du bilan pédagogique et financier constitue, selon le Code du travail, une infraction pénale pouvant être sanctionnée par une amende de 4 500 euros et une interdiction éventuelle, à titre de peine complémentaire, d’exercer temporairement ou définitivement l’activité de dirigeant d’un organisme de formation.
article L.6355-15 du code du travail

- Des sanctions administratives :

- la caducité de la déclaration d’activité est prononcée en application l’article L6351-6 du code du travail lorsque le BPF prévu à l’article L 6352-11
ne fait apparaitre aucune activité de formation ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à l’autorité administrative ( Direccte ) avant le 30 avril

-Annulation possible de la déclaration d’activité en l’absence d’envoi du bilan pédagogique et financier par le dispensateur de formation constaté suite à un contrôle portant sur l’activité de l’organisme

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